Jimmy Cappaert

Visie op de front-office van PriorWeb in 2011

Op 1 oktober heeft PriorWeb zichzelf een facelift gegeven: een totaal nieuwe branding, nieuwe producten en grote upgrades van de onderliggende structuur. Dat was een helse, arbeidsintensieve klus waar we in totaal meer dan een jaar over hebben gedaan om te plannen en uit te voeren.

Maar het gaat verder dan uiterlijke en fysieke vernieuwingen. Het management bij PriorWeb heeft ook een wijziging gekend. En dat laatste heeft ook een aantal ideologische veranderingen teweeg gebracht. Eén daarvan is de manier hoe wij ons dagelijks werk doen en wat we daarvoor nodig hebben. Zelf ben ik bij PriorWeb de voortrekker van de "paperless office".

Kijk, PriorWeb is een digitaal bedrijf. Wij verkopen online, leveren producten en diensten die online gebruikt worden en leven zelf ook quasi de hele dag, 'nerdgewijs', je raadt het goed: online. Om dat te verwezenlijken hebben we fantastische software, maar vooral ook betrouwbare hardware om er gebruik van te kunnen maken. En voor onze front-office heeft PriorWeb resoluut voor Apple-hardware gekozen. Dit is een wijziging die we sinds 2008 hebben ingeleid en sinds dit jaar volledig afgerond is.

Het mobiele aspect heeft het laatste jaar een aanzienlijke groei gekend. We hebben bij PriorWeb allemaal notebooks en iPhone's en er zweven hier en daar ook wat iPad's rond. Waarom zou je dan nog pen en papier gebruiken? Omdat dat wel zo praktisch is voor een snelle aantekening? Neen, want dat kan even goed op een MacBook, iPhone of iPad, zij het via het virtueel toetsenbord of met een stylus. Het is puur een kwestie van gewoonte.

Eind dit jaar verhuist PriorWeb naar een nieuw kantoor in Antwerpen, van waaruit onze front-office en helpdesk zal gerund worden. En daar gaan we een aantal van die nieuwe ideologieën m.b.t. onze werkwijzes van kracht laten gaan. 

Eerst en vooral gaan we al het papier dat binnenkomt zo snel mogelijk digitaliseren en archiveren indien nodig. Alle inkomende documenten worden, nog voor ze worden verwerkt, ingescand. Afgelopen jaar heeft PriorWeb geïnvesteerd in een netwerkscanner die rechtstreeks scant naar PDF en de bestanden vervolgens via e-mail doorstuurt of via FTP uploadt. Zo hebben we eigen software geschreven om al onze facturen, bestelbonnen en klantcommunicatie te bundelen in één interface, met ondersteuning voor tags en documentbeveiliging. 

Ook zullen we ons team aansporen om geen papier meer te gebruiken voor notities of telefoonnummers te noteren. Sterker nog, op het nieuwe kantoor wordt dit gewoon niet meer aangekocht. Voor onze interne communicatie hebben we immers allemaal een corporate Jabber-account, of onze mailboxen. PriorWeb heeft ook licenties voor Things aangekocht, een todo-applicatie voor Macintosh, en dat voor het hele team. Eigen persoonlijke todo's of een opvolging voor een klant kan daar in worden toegevoegd. 

Tijdens interne teammeetings of afspraken met klanten, kan een laptop of iPad worden gebruikt om één en ander te notuleren of rechtstreeks toe te voegen als todo's. Grotere todo's die deel uitmaken van interne projecten worden meteen online in onze projectsoftware ingevoerd.

Ook zullen we bij PriorWeb in 2011 zwaar inzetten op digitale facturen. We willen zoveel mogelijk klanten overtuigen om over te schakelen op digitale PDF-facturen i.p.v. hun papieren tegenhangers. Dat scheelt niet alleen ons extra werk maar bovendien heeft de klant sneller zijn factuur, netjes afgeleverd in de mailbox. Ook introduceerde PriorWeb dit jaar een extra digitaal herinneringsmedium voor vervallen facturen, namelijk sms. Pas na een herinnering per e-mail en daarna sms, wordt er een papieren aanmaning verstuurd. In de meeste gevallen volstaan de twee voorgaande echter om de factuur geïnd te krijgen.

Een laatste fait-divers zijn onze visitekaartjes. Na de vernieuwing van onze branding in oktober, was dat nog één van de laatste elementen dat aan vernieuwing toe was. Ik ben echter geen fan van visitekaartjes, ik vind het oudbollig en bovendien bestaan er veel 'rijkere' manieren om met elkaar in contact te komen op een professionele manier, zoals LinkedIn. Maar in de praktijk worden die dingen nog altijd verwacht er te zijn, merk ik als regelmatige bezoeker van conferenties en klanten.

Ik ben met het idee aan de slag gegaan dat ik enerzijds geen visitekaartjes meer wil, er toch eentje wil hebben omdat het idee nog altijd bestaat, het online gedachtengoed erbij wil betrekken én tegelijkertijd een statement wil maken. Dat alles werd vertaald in de nieuwe PriorWeb-visitekaartjes, die sinds deze week klaar zijn. Hierop drukken we niet meer dan aan de ene kant ons logo, aan de andere kant de tekst "Ik ben Jimmy Cappaert. Ontdek mijn gegevens op www.priorweb.be/team/jimmy". Op die laatste link zijn al mijn gegevens te vinden en kan je meteen doorklikken naar mijn online profielen op bijvoorbeeld LinkedIn, Facebook of Twitter.

We hebben er bewust voor gekozen om geen concrete gegevens meer te drukken op het kaartje, en de ontvanger rechtstreeks naar onze website te sturen. En dat heeft een aantal voordelen, de kaartjes zullen bijvoorbeeld nooit vervallen. Een wijziging van adres, functie, telefoonnummer, een extra social mediakanaal, ... alles wordt netjes gereflecteerd op mijn online profielpagina. Tegenwoordig heeft nagenoeg iedereen uit onze leverancier- of klantdoelgroep toch een smartphone met mobiel internet of is zeer frequent in contact met internet. En om de duurzaamheid van de visitekaartjes extra in de verf te zetten, drukken we de kaartjes op wit plastic i.p.v. papier. Niet alleen de gegevens erop zijn dus duurzaam, maar het kaartje zelf ook.

We hebben nog een ton aan ideeën over hoe we onze werksfeer en werkwijzes kunnen verbeteren door verder te digitaliseren. We nemen onze tijd om deze doordacht en goed uitgewerkt uit te rollen over de komende maanden. 

Het ecologische aspect is daarbij ook niet onbelangrijk. Door bewust voor minder papier te kiezen en deze ideologie te evangeliseren naar onze klanten en leveranciers, produceren we niet alleen minder afval maar sparen we ook de natuur. En dat laatste is zeker geen onbelangrijke gedachte voor een webhoster die op 100% groene stroom werkt.

9 comments

Leave a comment...